Speřice, Motorest Melikana, 15. 10.2017

Přítomni: Hana Černohorská, Petr Hurda, Lea Kratinová, Kamila Nováková, Václav Zeisek, Helena Jahelková, Magda Andrlová, Karel Čundrla, Miroslav Petr Šesták, Štěpán Balaštík
Hosté: David Seibt, Jana Čundrlová

Schůzi svolala v souladu s §7 čl. 1.2.3 Stanov KCHČSV Hana Černohorská, tajemník KCHČSV. Schůze byla zahájena v 10 hod.

Program:
1. Hospodaření KCHČSV, vedení účetnictví, pokladní deníky, peněžní deník, schvalovaní plateb, předávání dat, rozlišení jednotlivých plateb, číselné řady, daňové přiznání
2. Účetní závěra a s tím navazující aktualizace údajů ve spolkovém rejstříku
3. Placení poplatků a jejich kontrola
4. Propagace knihy Československý vlčák
5. Certifikace webu klubu
6. Evidence členské základny
7. Databáze chovných jedinců
8. Změna legislativy týkající se ochrany osobních údajů
9. Zlepšení prezentace klubových akcí
10. Zajištění klubových akcí
11. Ostatní

Projednání:
1. Hospodaření KCHČSV, vedení účetnictví, pokladní deníky, peněžní deník, schvalovaní plateb, předávání dat, rozlišení jednotlivých plateb, číselné řady, daňové přiznání

Lea Kratinová (pokladník celostátního výboru) informovala všechny přítomné o změně legislativy. Spolu s pokladníky pobočkových výborů byla prezentována ekonomická situace klubu, způsob vedení účetnictví, možnosti rozlišení plateb (členské příspěvky, výstavní poplatky apod.). Pokladníci budou využívat stejnou šablonu peněžního deníku, aby se daly na konci roku všechny data sjednotit do souhrnné tabulky. Šablonu připraví celostátní pokladník, přepošle pobočkovým pokladníkům.
Na fakturách a výdajových pokladních dokladech bude vždy uvedeno „schváleno", datum a podpis oprávněné osoby. Na pobočkách je oprávněná osoba předseda pobočky, v celostátním výboru předseda a tajemník celostátního výboru. Vyúčtování cestovních nákladů na pobočkách schvaluje předseda, předsedovi tajemník. V celostátním výboru cestovní doklady schvaluje předseda nebo tajemník.
Každý pokladník udělá seznam majetku pořízeného od roku 2014, tento seznam předá příslušné KRK, který provede fyzickou kontrolu majetku. KRK budou postupovat dle jednotné šablony, šablonu připraví celostátní pokladník a předá pobočkovým pokladníkům.

2. Účetní závěra a s tím navazující aktualizace údajů ve spolkovém rejstříku

Celostátní pokladník ve spolupráci s externí účetní připraví podklady nezbytné pro aktualizaci údajů ve spolkovém rejstříku, tajemník (ve spolupráci s předsedou) celostátního výboru zajistí aktualizaci údajů ve spolkovém rejstříku.

3. Placení poplatků a jejich kontrola

Z důvodu potřeby efektivnější kontroly a rychlejší komunikace mezi předsedou chovatelské komise a pokladníkem bylo dohodnuto, že na celostátní účet se bude posílat: poplatek za krytí (pro nečleny, KL vystaven ve zkráceném termínu), poplatek za nežádoucí krytí, poplatek za kontrolu vrhu.

4. Propagace knihy Československý vlčák

Knihy budou dostupné na všech klubových akcích a zároveň jsou u pokladníků poboček, se kterými je možné domluvit se na způsobu platby a zaslání knihy. Mimo pobočkové pokladníky má u sebe knihy k odeslání Lenka Dragonari a Karel Čundrla. Informace bude přidána na webové stránky klubu.

5. Certifikace webu klubu

David Seibt stručně vysvětlil problematiku týkající se certifikace webových stránek klubu. Celostátní výbor osloví správce webu, aby zrušil možnost přístupu přes SSL na web.

6. Evidence členské základny

Celostátní tajemník předá šablonu k evidenci členů, aby vedení členské základny bylo jednotné a pro potřeby ČKS (2x ročně se odesílá aktualizace) se nemusela databáze členské základny dále složitě upravovat.

7. Databáze chovných jedinců

David Seibt informoval o problematice tvorby databáze a hrubém odhadu časových a finančních prostředků. Všichni zúčastnění schůze se shodli, že je vhodné mít databázi v majetku klubu. Ve spolupráci s Davidem Seibtem budou formulovány požadavky na databázi.

8. Změna legislativy týkající se ochrany osobních údajů

David Seibt informoval o změně legislativy týkající se ochrany osobních údajů - Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) schválené Evropským parlamentem v dubnu 2016, který bude účinný od 25. května 2018. Celostátní výbor zjistí podrobnější informace a následně předá informaci pobočkám.

9. Zlepšení prezentace klubových akcí

Na každou klubovou akci bude určena zodpovědná osoba, která bude uvedena v propozicích akce (s uvedeným kontaktem pro bližší informace k akci). Tato osoba bude mimo jiné zodpovědná za včasné zveřejnění propozic akce v kalendáři (zde bude uveden název akce, místo, čas, zodpovědná osoba a odkaz na propozice) a zároveň bude umístěna krátká informace o akci na hlavní stránce (buď v aktualitách, nebo v článcích). Zároveň po skončení akce zodpovědná osoba připraví ke zveřejnění výsledky akce příp. krátký článek o akci.
Na zlepšení propagace jednotlivých akcí bylo doporučeno zvýšit výdaje na jednotlivé akce a zajistit mimo ceny pro umístěné i propagační a upomínkovépředměty pro další účastníky (kokardy, diplomy, atd.). Dále bylo doporučeno zajistit na speciálních a klubových výstavách ceny pro umístěné do 4. místa včetně.

10. Zajištění klubových akcí

Vznesen dotaz na předsedu a tajemníka moravské pobočky, zda chtějí pořádat stopařský závod, který byl v roce 2017 pořádán českou pobočkou před jarní klubovou výstavou. Moravská pobočka projevila zájem o pořádání stopařského závodu, pobočky se dohodly na předání propozic k závodu a k střídavému zajištění akce (tj. jeden rok zajišťuje organizaci spolu s výstavou česká pobočka, následující rok moravská pobočka). Dále se zástupci poboček dohodly, že není nutné pořádat stopařský závod ve stejném termínu a místě jako výstavu – s ohledem na zvyšování úrovně jednotlivých akcí pořádaných klubem.
Vznesen dotaz na předsedu a tajemníka moravské pobočky, zda chtějí pořádat Přehlídku plemeníků. Moravská pobočka projevila zájem o organizaci v podzimním termínu – domluveno, že se budou pobočky v zajištěné organizaci přehlídky plemeníků střídat. V neposlední řadě je nutné zvýšit účast na této akci.
Vznesen dotaz na předsedu a tajemníka moravské pobočky, zda chtějí pořádat Zkoušku vytrvalosti psa (ZVP). Moravská pobočka probere na své schůzi a bude informovat českou pobočku a celostátní výbor. Předpokládá se využití zajištěné trasy u Nymburku (pro rok 2017 ZVP zaštiťuje česká pobočka).

11. Ostatní

Vznesen dotaz na předsedu a tajemníka moravské pobočky - na klubových stránkách stále nejsou doplněny výsledky Speciální výstavy ČSV z roku 2015 a 2017, kterou pořádala moravská pobočka.
Vznesen dotaz na předsedu celostátního výboru – na klubových stránkách není zveřejněna zpráva o chovu. Zpráva zazněla na členské schůzi české pobočky (zpracovala Matušincová, přednesla Čílová), ale nebyly dodány podklady ke zveřejnění na webu. Předseda celostátního výboru se poptá u hlavního poradce chovu a následně zajistí zveřejnění na klubových stránkách.

Znění zápisu schválili:
Petr Hurda, Hana Černohorská, Lea Kratinová, Kamila Nováková, Václav Zeisek, Helena Jahelková, Magda Andrlová, Karel Čundrla, Miroslav Petr Šesták, Štěpán Balaštík

Zapsala dne 15. 10. 2017 ve Speřicích Hana Černohorská